La
démarche de choix de progiciels
De quoi s’agit-il ?
Il s’agit de trouver le progiciel répondant aux critères
suivants :
- La pérennité du progiciel dans le temps (fiabilité de
l’éditeur, effectif en R&D, fréquence des nouvelles
versions, santé financière, références,…),
- Le respect des choix technologiques de l’entreprise dans le temps,
- Le budget défini,
- La prise en compte de l’organisation de l’entreprise (architecture
produit, décentralisation de certaines fonctions,….),
- La couverture des besoins,
- Les processus Ressources Humaines.
Comment procéder ?
Appliquer la méthodologie de démarche de choix de progiciels
La démarche de choix de progiciel s’articule autour de trois
grandes phases :
- La définition des besoins RH,
- L'investigation du marché des progiciels RH,
- La sélection de progiciels RH.
1. La définition des besoins Ressources Humaines
Il s’agit de réaliser un dossier d’appel d’offres
et non un cahier des charges (appelé dossier de conception générale
déjà réalisé dans l’étude de cadrage).
Un cahier des charges (ou dossier de conception générale) décrit
le besoin des utilisateurs.
Un dossier d’appel d’offres comporte :
- Un questionnaire à destination des éditeurs permettant de
vérifier s’il traite le besoin défini dans le cahier
des charges,
- La présentation de l’entreprise et les caractéristiques
du projet.
Ce dossier d’appel d’offre sera adressé aux 3 éditeurs
sélectionnés à la fin de la phase 2 d'investigation du marché.
2. L'investigation du marché des progiciels
Cette deuxième phase permet de couvrir un large spectre de progiciels
(une quinzaine de progiciels par exemple) avec un minimum d’investissement.
Elle confère une certaine crédibilité de la démarche
vis-à-vis de la Direction générale, de la Direction des
Ressources Humaines, des utilisateurs de la fonction Ressources humaines et
des opérationnels. N’oublions pas qu’un projet réussi
est un projet avant tout accepté par une grande partie des utilisateurs
qui seront amenés à exploiter l’outil. La démarche
doit être menée de manière équitable et objective.
Il s’agit de réaliser un petit questionnaire à destination
des éditeurs (10 pages maximum contenant les éléments
fondamentaux et discriminants extraits du dossier d’appel d’offre
de la phase de définition des besoins).
Le dépouillement des réponses permet de ne retenir que 3 progiciels.
3. La sélection de progiciels (3 produits au maximum)
Cette phase comporte :
La réalisation d’une maquette de démonstration permettant
de mesurer l’adéquation du progiciel aux besoins pour des critères
sensibles ainsi que l’ergonomie et la convivialité de l’outil.
Les démonstrations personnalisées, réalisées
par les trois éditeurs sélectionnés (sur la base de
la maquette)
La visite de 3 entreprises utilisatrices des progiciels sélectionnés,
La rédaction d’un document de synthèse présentant
les conclusions de l’étude et une préconisation. Ce document
sera conçu sur la base des éléments suivants :
- La visite des 3 éditeurs (démonstration personnalisée
du progiciel),
- La visite des 3 entreprises utilisatrices des progiciels expertisés,
- Les réponses apportées par les 3 éditeurs au dossier
d’appel d’offres.
